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Signature Signature Signature Signature Signature Signature Signature Signature Signature Signature di Andrea Giuliodori Home » Gestione del tempo 139 commenti

Se pensi di sapere già tutto sulla tecnica del pomodoro… devi leggere questo articolo.

“La cattiva notizia è che il tempo vola. Quella buona è che tu sei il pilota.”

M. Altshuler.

La tecnica del pomodoro è forse la strategia di gestione del tempo di cui ti ho parlato più spesso qui su EfficaceMente. Il primo accenno risale addirittura a questo articolo del febbraio 2009. Eppure non esiste nell’intero archivio del blog un post in cui spieghi nel dettaglio questo sistema di time management.

In fin dei conti, la tecnica in sé è piuttosto banale nella sua applicazione, ciò nonostante sono in pochi quelli che riescono a sfruttarne il potenziale al 100%. Se non hai idea di cosa caspita sia questa tecnica “ortofrutticola” o hai già provato ad applicarla, ma con risultati al di sotto delle tue aspettative, questo post fa per te. Continua a leggere.

Cos’è la tecnica del pomodoro?

La tecnica del pomodoro è un metodo di gestione del tempo ideato alla fine degli anni ’80 da Francesco Cirillo, sviluppatore software ed imprenditore di origini italiane.

Il nome deriva da quei timer a forma di pomodoro, spesso utilizzati in cucina per tenere sott’occhio i tempi di cottura. Fu proprio uno di questi timer a “salvare” i risultati accademici del giovane Cirillo.

Terminata l’euforia degli esami del primo anno, l’autore si trovò infatti a fronteggiare un periodo di scarsa produttività e grande confusione mentale. Ogni giorno si recava all’università, seguiva le lezioni, studiacchiava, ma tornava comunque a casa con quella deprimente sensazione di aver solo perso tempo.

Sounds familiar?

Stanco di questo andazzo, un giorno Cirillo decise di fare una semplice scommessa con sé stesso: “voglio vedere se riesco a studiare senza distrazioni e con la massima concentrazione per 10 minuti“. Prese dunque un timer da cucina a forma di pomodoro ed iniziò a studiare. Al primo tentativo perse la scommessa, ma comprese che quel primo passo era stato fatto nella giusta direzione. Da quel giorno continuò a perfezionare questo approccio, sia nello studio, sia nel lavoro, fino ad arrivare a definire quella che oggi conosciamo come la Tecnica del Pomodoro.

Questa storiella mi ha strappato una lacrimuccia André! Però ancora non mi hai spiegato in cosa cavolo consiste sta’ tecnica!

Come detto, la tecnica del pomodoro non ha nulla di fantascientifico e per essere applicata prevede 5 semplici passi:

  • Scegli un’attività da completare.
  • Imposta il timer a 25 minuti (più avanti c’è anche una mia riflessione sull’utilizzo delle app).
  • Lavora sulla tua attività senza distrazioni finché il timer non avrà suonato.
  • Prenditi una pausa di 5 minuti.
  • Ogni 4 “pomodori” prenditi una pausa più lunga di 15-30 minuti.

That’s it! Semplice ed efficace. Nonostante la sua immediatezza, però, non tutti riescono ad ottenere il massimo dalla tecnica del pomodoro. Esistono infatti alcuni accorgimenti di cui devi essere consapevole per applicare al meglio questa metodologia. Applicando per anni questo stratagemma, io ne ho individuati 5.

5 consigli per applicare la tecnica del pomodoro EfficaceMente

Come avrai forse letto in qualche mio post, da ormai qualche anno ho abbandonato la tecnica del pomodoro a favore dei cicli ultradiani (cfr. “tecnica del melone”). Rimango tuttavia un grande fan del metodologia di Cirillo: è stata per me fondamentale per battere la rimandite e la considero imprescindibile per chiunque voglia riprendere il controllo del proprio tempo.

Ho utilizzato la tecnica del pomodoro per quasi tutto il mio percorso accademico e nei primi anni da consulente di direzione. In questo lungo periodo di sperimentazione ho individuato 5 elementi essenziali per applicarla EfficaceMente.

1. Non diventare un “collezionista” di pomodori

Dopo qualche settimana di applicazione della tecnica sarà per te naturale ragionare in termini di pomodori: “oggi ho fatto 10 pomodori”, “ieri non ho fatto neanche un pomodoro”, etc.

Il rischio è che il pomodoro da “mezzo” si trasformi in “fine”. Per evitare di diventare un semplice “collezionista” di pomodori – che lavora tanto, ma conclude poco – devi imparare a collegare i tuoi pomodori giornalieri ad attività ben definite. Vediamo come fare.

Ad inizio giornata definisci una lista di attività che intendi completare ed ordinala per priorità. Di fianco ad ognuna di queste attività disegna tanti quadratini quanti sono i pomodori che stimi siano necessari per completare quello specifico compito. Per ogni pomodoro che avrai portato a termine, metti una “X” di fianco alla relativa attività. Ecco un esempio:

Questa applicazione della tecnica del pomodoro ha notevoli vantaggi:

  • Grazie alla stima dei pomodori ti rendi immediatamente conto di quante e quali attività riuscirai a completare realisticamente entro la fine della giornata.
  • Il confronto quotidiano tra pomodori stimati e pomodori effettivi ti insegna a diventare un pianificatore migliore (ricordi il famoso errore del 34% nella pianificazione dello studio?).
  • Ogni pomodoro è finalizzato al completamento di un’attività specifica. Questo ti consente di mantenere elevata motivazione e concentrazione.

2. Impara a gestire le interruzioni

Le prime volte che applicherai la tecnica del pomodoro proverai sulla tua pelle quanto lunghi possano essere 25 minuti privi di qualsivoglia distrazione (Internet, Whatsapp, Facebook, TV, etc.). Inutile girarci attorno: fallirai. Forse arriverai a 10 minuti, forse a 15 minuti, ma difficilmente porterai a termine l’intero pomodoro senza cedere alle tentazioni almeno una volta. Non preoccuparti: fa parte dell’allenamento.

Per aiutarti a migliorare concentrazione e focus esistono un paio di stratagemmi per gestire le interruzioni interne (distrazioni) e quelle esterne (colleghi, parenti, partner, etc.):

  • Ogni volta che stai per cedere ad una distrazione durante un pomodoro, prendi il foglio dove hai segnato le tue attività da completare e scrivi cosa vorresti fare, es.: “voglio controllare l’e-mail“. Poi torna a lavorare. Mettendo nero su bianco la distrazione, di fatto la depotenzierai. Se in generale ti distrai molto facilmente, ti consiglio di esercitarti con queste 3 tecniche di autocontrollo.

“Acquisiamo la forza delle tentazioni a cui siamo in grado di resistere.”

R. W. Emerson.

  • Per quanto riguarda le interruzioni esterne, come ad esempio quelle perpetrate da colleghi, partner o familiari, Cirillo suggerisce il meccanismo “informa, negozia e richiama“, che consiste nel: 1) Signature Signature Signature Signature Signature Signature Signature Signature Signature Signature informare la persona che ci sta interrompendo che stiamo lavorando ad altro 2) negoziare velocemente un altro momento per discutere la questione 3) richiamare la persona che ci ha interrotto.

Andrè, ma io le richieste dei miei colleghi non le posso mica gestire così: sono tutte urgenti!

Stoca…stico! A meno che tu non sia un medico del pronto soccorso, difficilmente esistono interruzioni che non possano essere rimandate di 25 minuti. Se non riesci a dire “no” alle altre persone, non hai un problema di gestione del tempo, hai un problema di assertività.

3. Non cadere nella trappola del “ancora 2 minuti…”

Se all’inizio i pomodori ti sembreranno troppo luuunghi, dopo un po’ di pratica, inizierai a trovarli maledettamente brevi! Ti capiterà infatti di sentire il timer terminare proprio nel bel mezzo del lavoro e la tua reazione naturale sarà quella di pensare… “ancora 2 minuti, finisco quello che sto facendo, e mi prendo una pausa“.

Nulla di strano, vero? Peccato che sia l’approccio sbagliato per utilizzare la tecnica del pomodoro.

Quando i 25 minuti sono terminati devi mollare quanto stai facendo, senza la minima esitazione. Prolungare un pomodoro porta infatti a creare dei diabolici meccanismi mentali di compensazione: “ho lavorato 34 minuti, fammi prendere 12 minuti di pausa anziché 5” e a quel punto la pausa si dilata a non finire e tutti i tuoi buoni propositi vanno a farsi friggere.

Non solo. Per quanto possa sembrare contro-intuitivo, interrompere un’attività a metà dell’opera è uno straordinario metodo di produttività personale e ti aiuta a ricominciare il nuovo pomodoro con la giusta carica. Per approfondire questo punto, leggi questo brano di Hemingway.

4. Sfrutta le pause in modo intelligente

Le pause brevi e quelle lunghe rappresentano parte integrante della metodologia di Cirillo.

La prima cosa che noterai è che 5 minuti passano davvero in fretta e se li utilizzi male rischi di mettere a repentaglio tutti gli altri benefici della tecnica del pomodoro. Ecco una lista delle cose da NON fare durante le pause tra un pomodoro e l’altro (soprattutto quelle brevi):

  • controllare i messaggi sullo smartphone.
  • controllare o rispondere ad email.
  • accedere a Facebook o altri social.
  • continuare a pensare al lavoro da fare.
  • impegnarsi in attività complesse.

Come approfittare dunque delle pause per ottenere i maggiori benefici? Cirillo suggerisce attività molto semplici come: bere un bicchiere d’acqua, prendere un caffè, fare dello stretching e così via.

Per quella che è la mia esperienza, se intendi utilizzare la tecnica del pomodoro per lo studio o comunque per un lavoro sedentario, il modo migliore per resettare la tua concentrazione è quello di sfruttare le pause per fare un po’ di movimento o comunque un’attività manuale.

Alza il culo, vatti a fare un giro! Se studi o lavori a casa, carica la lavatrice, lava i piatti o fai qualsiasi altra faccenda casalinga. Gli americani, che hanno un acronimo per tutto, utilizzano il termine NEAT (non-exercise activity thermogenesis) per indicare appunto l’insieme delle attività non riconducibili ad un’attività sportiva specifica, ma che sono comunque in grado di mantenere attivo il nostro metabolismo e bruciare calorie.

Usa delle attività NEAT per staccare completamente. Per le pause lunghe poi, ricorda…

“Una bella camminata di 5km è molto più efficace per un uomo infelice di tutte le medicine e gli psicologi del mondo.”

Paul Dudley White.

5. Non utilizzare delle app dedicate

Lo ammetto, ho speso più di qualche euro e più di qualche ora a sperimentare decine di app per smartphone (e desktop) dedicate alla tecnica del pomodoro. Non più di 3 mesi fa te ne ho anche consigliate alcune in questo articolo.

Di recente però sto testando un approccio app-free per i miei cicli ultradiani e sto notando numerosi benefici che si applicano perfettamente anche a chi utilizza la tecnica del pomodoro.

Le app dedicate alla tecnica del pomodoro di fatto automatizzano tutta una serie di passaggi: impostazione del timer, pause, attività completate, etc. Grandioso! Peccato che quanto più queste attività sono svolte in modo automatico, tanto più noi ci ritroviamo a “rincorrere i pomodori“. Non dobbiamo infatti sottovalutare l’importanza di “caricare” manualmente il timer: questo gesto, che ci ruba non più di 2-3 secondi, di fatto è una dichiarazione esplicita al nostro cervello del fatto che ci stiamo impegnando a lavorare su una specifica attività.

Il mio consiglio quindi è quello di utilizzare il timer integrato nel tuo smartphone o meglio ancora un buon vecchio timer meccanico ;-)

Ricapitolando…

Se vuoi utilizzare la tecnica del pomodoro EfficaceMente:

  1. Non diventare un “collezionista” di pomodori.
  2. Impara a gestire le interruzioni.
  3. Non cadere nella trappola del “ancora 2 minuti…“.
  4. Sfrutta le pause in modo intelligente.
  5. Non utilizzare delle app dedicate.

L’articolo finisce qui, ma prima di salutarti vorrei fare una scommessa con te…

La scommessa dei #240Pomodori

Come visto nell’introduzione di questo post, la tecnica del pomodoro è nata grazie ad una scommessa fatta dall’autore a sé stesso. Visto che questo è il primo articolo del 2015, mi piacerebbe che facessimo una scommessa anche io e te, una scommessa che ti aiuti a rendere questo inizio anno il più produttivo di sempre: ti propongo la scommessa dei #240Pomodori.

Se accetti, nei prossimi 30 giorni dovrai completare 240 pomodori di studio/lavoro senza distrazioni. Se fai sul serio, prendi un impegno pubblico nella sezione commenti di questo articolo.

Per l’occasione ho pensato di preparare una tabella per tenere traccia dei pomodori completati quotidianamente (ti consiglio di darti un obiettivo di 12 pomodori al giorno). Se sei già iscritto alla newsletter, puoi scaricare la tabella dal link che trovi nell’email che ti ho inviato il 12.01.2015 (NON serve una nuova iscrizione). Se invece non fai ancora parte degli iscritti di EfficaceMente, puoi scaricare la tua copia iscrivendoti ora attraverso il pulsante arancione qui sotto.

L’obiettivo di EfficaceMente è fornirti i migliori strumenti per essere più efficace nello studio, nel lavoro e nella vita. Mi auguro che questo primo post del 2015 abbia mantenuto le promesse. Fammi sapere cosa ne pensi. Alla prossima settimana. Andrea.

Foto di play4smee

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139 Commenti. Lascia un Commento!

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    Gianmaria

    ha detto:

    Appoggio la mozione app-free aggiungendo che allontanando lo smartphone incorri meno nel pericolo “oh una notifica!”. Anche resistessi poi sprecheresti minuti a chiederti quale importantissssima novità c’è in serbo per te!

    Rispondi
  2. amp; online Giacca Sons su Harry Acquista Uomo x5wwBnq0AU

    francesca

    ha detto:

    Mi prendo l impegno di concludere 240

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  3. amp; online Giacca Sons su Harry Acquista Uomo x5wwBnq0AU

    Marilena

    ha detto:

    Senza parole con tanti buoni propositi!

    #240pomodori ce la posso fare….

    Buona giornata!

    Rispondi
  4. amp; online Giacca Sons su Harry Acquista Uomo x5wwBnq0AU
    Alexander Reif ha detto:

    Concordo con te Andrea che app-free è meglio (anche se le app sono molto comode perchè più “mobile”) perchè attivi anche il ponte somatico del gesto fisico di caricare il timer meccanico: i “trigger” con un gesto fisico sono ancora più efficaci a far scattare abitudini.
    La stessa cosa vale per la “ricompensa” (l’altro elemento fondamentale per instaurare un’abitudine in modo duraturo): spuntare a mano con una penna su un foglio o stracciare un post-it è un gesto fisico che da più soddisfazione del semplicemente vedere un timer scadere su uno smartphone o di fare un click con il dito sullo schermo dello smartphone.
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    Visto l’esempio della tua lista di attività che hai condiviso, voglio segnalarti un modulo stampabile che uso dal 2006 creato da David Seah (un designer con il pallino della produttività) che ha creato un modulo ad hoc in diverse versioni: http://davidseah.com/node/the-task-progress-tracker/
    David poi ha creato altri moduli interessanti (beh, su alcuni IMHO è entrato nel tunnel delle pippe mentali), ma segnalo anche il Fast Book Outliner che potrebbe piacere agli amici dell’Efficacemente Book Club.

    Rispondi
  5. amp; online Giacca Sons su Harry Acquista Uomo x5wwBnq0AU

    Delfina

    ha detto:

    Accetto la sfida!
    #240pomodori

    Rispondi
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